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Planification correcte de votre événement

Si vous organisez divers événements, par exemple une classe de maître qui a lieu tous les jours de la semaine, une tournée qui se répète toutes les heures ou une pièce de théâtre qui se déroule tous les jours pendant plusieurs mois, une planification fiable des événements à l’aide de la plate-forme en ligne de m-tech Events qui peut être utile pour vous afin que vous puissiez facilement planifier et vendre des billets.

Qu’est-ce que la gestion du calendrier des événements?

Un horaire est un emploi du temps pour un projet, un programme ou un portefeuille d’événement. À son tour, la gestion du calendrier d’événements est le processus de développement, de maintenance et de communication des calendriers d’événements pour la planification du temps et des ressources.

Le processus de planification événement Marrakech et de coordination de l’événement est généralement appelé «planification d’événement». Il peut s’agir de budgétisation, sélection du site, obtention des permis nécessaires, coordination du transport et du stationnement, sélection de la nourriture et du lieu, organisation des conférenciers ou animateurs, organisation du décor, assurer la sécurité et la restauration des événements, la coordination du personnel. Vous pouvez tout planifier à l’aide d’un logiciel de planification en ligne.

Le processus et les éléments de gestion du planning

Les éléments clés qui contribuent à la gestion réussie du calendrier des événements sont les composants et considérations suivants. Ces éléments doivent être considérés comme des meilleures pratiques et comprennent les éléments suivants:

Exigences contractuelles: c’est ici que vous indiquez les licences, autorisations, fournisseurs et prestataires de services de transport, etc., ainsi que toute documentation officielle relative à la préparation de votre événement.

Structure de répartition du travail: C’est ici que vous définissez les activités planifiées en détail, telles que la durée, les coûts, les délais et d’autres activités, ainsi que les détails et leurs mesures, où vous estimez les ressources nécessaires à chaque activité ainsi que le calendrier, outils de gestion et ainsi de suite.

Portée du projet: C’est ici que vous combinez avec précision tous les détails du projet d’événement et les organisez dans un processus général de développement d’horaire, de division par jalons, etc.

Logique de planification: elle comprend les mécanismes de surveillance et de contrôle (avances et délais) et les règles d’or pour la gestion du risque d’événement.

Votre plan comprendra également des personnes impliquées dans le processus de planification enregistrées, les approches requises pour planifier un calendrier de processus et certaines règles à utiliser pour les processus organisationnels et autres procédures de support, ainsi que les outils utilisés pour cette planification et les méthodes délibérément choisies, gérer et contrôler à la fois les écarts et la mise en œuvre du projet d’événement et la base de référence du calendrier.

Calendrier de l’événement

Lorsque vous planifiez via une plate-forme technologique de gestion des événements, pour surveiller les modifications du plan, vous devez utiliser les options système en conséquence. Les conditions préalables détaillées doivent également être effectuées. Vous pouvez créer votre plan comme ceci:

ACTIVITÉS

Portée de base

Disponibilité d’une équipe de projet événementielle

Définir les activités implique également de faire les estimations. Impliquer l’équipe avant cela, lors de la définition des activités, assure que les estimations seront plus précises. Faites donc de la planification une priorité à l’avance.

Jalons

Vous pouvez inclure des livrables intermédiaires du planning de projet d’événement et les définir comme jalons sur votre plan. N’oubliez pas que la chronologie de chacune des activités que vous avez définies n’est pas considérée comme un jalon.

Leaders et Lags

Un décalage peut être inséré si vous avez besoin de temps entre les activités. Par exemple, vous devez attendre la fin du test de demande d’inscription à un événement avant de procéder au déploiement final pour un usage public, etc.

Vous pouvez élaborer un plan comme bon vous semble. Cependant, il n’est pas recommandé d’agir sans aucune planification. Rappelez-vous qu’il facilite également le processus d’estimation du calendrier en donnant des règles sur la manière dont les activités doivent être organisées, etc.

Aux étapes de la sélection et du contrôle, les écarts par rapport au calendrier et les risques survenus peuvent être disséqués et suivis. Les annonces de tâches sont en outre contrôlées et mises à jour conformément au calendrier du plan, etc.

Création d’un calendrier d’événements

Comme mentionné précédemment, les proportions d’exécution doivent être organisées à l’avance et détaillées par la suite. La planification d’un plan de gestion d’événement est une partie de la tâche des planificateurs, qu’elle soit formelle ou occasionnelle.

Pour organiser de meilleurs événements et gérer votre site Web et votre application mobile à un seul endroit, vous devez vous inscrire au logiciel de planification d’événements GEVME et créer un compte. Si vous utilisez des outils en ligne pour organiser le flux de travail, l’algorithme sera aussi simple que possible.

Une fois que vous avez terminé votre inscription, préparez votre plan et créez une page de destination distincte avec un design exceptionnel, un excellent formulaire d’inscription et un CTA meurtrier, puis configurez vos types de billets.

Lorsque vous avez ajouté votre type d’événement, votre ticket et d’autres paramètres, vous êtes également autorisé à utiliser des plannings de toute complexité pour organiser et optimiser le flux de travail. Vous pouvez également donner accès à vos calendriers de planification à vos employés en leur attribuant des droits d’administration.