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Comment inviter un média à un événement ?

La promotion d’un événement est un art à part. Sans stratégie solide pour attirer l’attention du public, votre événement ne suscitera aucun engouement, aussi brillant soit-il. Pour optimiser le retour sur investissement de votre événement et impliquer vos publics cibles, vous devez d’abord veiller à ce qu’un segment dynamique d’influenceurs assistera à l’événement.

Votre stratégie de «diffusion des mots» peut être personnalisée en fonction du public d’influence que vous souhaitez cibler. Par exemple, si votre objectif est de générer des ventes de billets sur les réseaux sociaux, il serait judicieux d’attirer les blogueurs du secteur, car ils peuvent faire une promotion efficace avant l’événement. Dans le cas de conférences techniques ou de lancements de produits, la présence de la presse peut vous aider à accroître la sensibilisation au niveau local. Mais c’est une évidence… les représentants des médias sont des personnes occupées. En particulier si vous vous concentrez sur un média reconnu, vous devez être prêt à attirer l’attention d’un seul journaliste avec 20 à 30 autres organisateurs d’événements.

Les meilleurs moyens d’inviter des médias

Invitation des médias

Avant de vous lancer dans l’art de la persuasion, commencez par choisir le bon canal pour inviter les médias à votre événement:

Invitations personnelles par courrier électronique: si vous souhaitez créer une coopération à long terme avec tous les types de médias locaux, cette méthode devrait être votre premier choix – des chaînes de télévision locales aux journaux et magazines. Préparez des courtes invitations personnalisées, puis automatisez simplement le soufflage à l’aide d’un logiciel de marketing par courriel.

Avis aux médias: Mettez votre liste de contacts en bon état, en vous concentrant sur les chaînes télévisées, les reporters, les journaux et les stations de radio les plus importants – quiconque voudra parler de votre organisation événement Marrakech. Ensuite, créez des avis aux médias concis dans lesquels vous décrivez brièvement les points forts et les pourquoi de l’événement (à ne pas confondre avec un communiqué de presse, un avis aux médias n’est qu’un bref préavis – normalement pas plus de 2 paragraphes). Enfin, envoyez les avis à votre liste de médias et planifiez plusieurs campagnes de suivi.

Tangage sur place : Pour ceux qui prévoient des événements récurrents, chasser les reporters sur le terrain peut se transformer en une pierre qui tue deux oiseaux. Assurez-vous que vous êtes prêt avec un discours préalable et organisez une liste des partenaires médias potentiels participant à l’événement.

Quelles informations devriez-vous inclure dans une invitation aux médias?

Comme nous l’avons déjà mentionné, personne ne lira une invitation à un événement de la longueur d’un roman. Le défi pour vous ici est de créer une proposition convaincante, aussi concise que possible, mais qui réponde également à toutes les questions qu’un journaliste pourrait éventuellement avoir à propos d’un événement.

Consultez notre courte liste des incontournables qui vous dira comment inviter des médias à votre événement:

Nom et but : Une erreur courante des spécialistes du marketing est qu’ils pensent souvent que le nom d’un événement en clarifie le but, ce qui n’est pas toujours le cas. Commencez votre invitation en expliquant en quoi consiste réellement un événement et ce que vous souhaitez réaliser avec.

Détails quand et où : Bien que celui-ci semble être une évidence, il existe des centaines de spécialistes du marketing événementiel qui échouent avec la partie timing. En réalité, les journalistes planifient généralement leurs activités médiatiques au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Par conséquent, votre invitation aux médias à couvrir un événement doit être envoyé encore plus tôt. Assurez-vous également d’ajouter l’adresse complète de la salle et de proposer le moyen le plus optimal de vous y rendre.

Offre de valeur : À moins que vous n’organisiez une réunion historique comme le sommet Corée du Nord-États-Unis, vous devez donner aux journalistes une bonne raison de dépenser leur temps précieux pour votre événement. Pensez en termes de valeurs importantes pour les médias: sensation, nouvelles uniques, interaction avec des personnalités publiques, etc. S’il y a quelque chose qui tombe dans l’une de ces catégories à votre agenda, assurez-vous de le mentionner. Par exemple, vous pouvez ajouter une intrigue en indiquant que de nouvelles recherches, qui ne sont disponibles nulle part ailleurs, seront publiées lors de l’événement.

Préparer un communiqué de presse

Toute stratégie de promotion devrait également inclure l’élaboration d’un communiqué de presse convaincant. C’est ici que vous racontez toute l’histoire, des organisateurs aux détails clés décrivant l’agenda. Le défi de la rédaction d’un communiqué de presse est qu’il faut en faire une mine d’informations, tout en s’adressant à de multiples représentants des médias qui pourraient avoir des intérêts et des occupations différents. Découvrez quelques astuces pratiques pour rédiger un communiqué de presse non-ennuyeux qui plaira à tous:

Des « Attention-grabbers » dans le premier paragraphe : Bien que nous vous recommandions de garder un ton professionnel, vos déclarations initiales doivent être réduites à un langage juteux. Commencez avec une offre de valeur, racontez une histoire courte, ou même une blague (le cas échéant). N’oubliez pas que les journalistes connaissent les bases d’une bonne écriture et seront les premiers à jeter votre communiqué de presse dans une corbeille s’il est ennuyeux.

Incorporer un paragraphe de corps descriptif : La fonction principale d’un communiqué de presse est de raconter l’histoire de l’événement – les détails qui n’entrent pas logiquement dans une invitation par e-mail mais qui restent importants à connaître.

Conclusion

Si vous savez comment attirer les médias sur votre événement, vous savez comment rendre votre événement viral. C’est aussi simple que cela. Prenez le temps de créer une invitation par courrier électronique convaincante et un communiqué de presse pour présenter l’histoire. Vous ferez une superbe vitrine de votre prochaine fête.